Magic Apparels, het bedrijf achter Red Button, werkt met verschillende systemen voor productdata, klantinformatie en finance. De uitdaging ontstond niet doordat er geen systemen waren, maar doordat die systemen niet goed genoeg met elkaar samenwerkten. Optivaize bouwde een betrouwbare automatiseringslaag tussen Becosoft en Sage Intacct die honderden uren handmatig werk per jaar bespaart.

Twee systemen die niet samenwerkten

Aan de ene kant stond Becosoft, gebruikt voor PIM- en CRM-processen. Aan de andere kant stond Sage Intacct, het finance systeem waarin financiele processen, boekingen en rapportages samenkomen. Tussen die werelden zat veel handmatig werk: data moest gecontroleerd, overgezet, aangepast of hersteld worden. Vooral bij koppelingen tussen productinformatie, klantdata, financiele boekingen en VAT-mapping kunnen kleine fouten grote gevolgen hebben.

Een betrouwbare automatiseringslaag

Optivaize heeft voor Magic Apparels een koppeling gebouwd tussen Becosoft en Sage Intacct. Het doel was niet alleen om data automatisch van systeem A naar systeem B te sturen, maar om een betrouwbare automatiseringslaag te bouwen die het bedrijf honderden uren per jaar aan handmatig werk bespaart. Bij dit soort integraties is betrouwbaarheid belangrijker dan alleen snelheid.

Een beveiligd controle-dashboard

Een koppeling die op papier werkt, maar bij fouten onduidelijk is, levert in de praktijk alsnog veel werk op. Daarom bouwt Optivaize bij dit type automatiseringen vrijwel altijd een afgeschermd dashboard mee. Dat dashboard is met een wachtwoord beveiligd en geeft inzicht in wat er precies gebeurt: welke items zijn gesynchroniseerd, welke records zijn goed gegaan, waar is iets fout gegaan, welke foutmelding hoort daarbij en wat moet iemand doen om het op te lossen.

Transparantie in plaats van logs doorzoeken

Vaak wordt een koppeling gebouwd die op de achtergrond draait, maar zodra er iets misgaat moet iemand in logs zoeken of een externe partij bellen. Optivaize bouwt liever een oplossing waarbij de klant zelf overzicht houdt. Niet omdat iedereen technisch hoeft te worden, maar omdat transparantie cruciaal is voor vertrouwen in automatisering.

AI in de randgevallen

Onze automation experts en developers werkten samen met AI-ondersteuning om datavelden, uitzonderingen en mappings sneller te analyseren. Bij integraties zitten de complexiteiten vaak in de randgevallen: afwijkende BTW-situaties, ontbrekende velden, onvolledige records, uitzonderingen per klant of productgroep en verschillen tussen hoe twee systemen data structureren. Door AI te gebruiken in de analyse en voorbereiding konden we sneller patronen herkennen en de koppeling robuuster maken.

Het operationele effect

De waarde zit niet alleen in de koppeling zelf, maar in het operationele effect: minder handmatig werk, minder foutgevoelige overdracht, beter inzicht en een finance proces dat schaalbaarder wordt. Voor een fashionbedrijf met veel product- en klantdata is dat belangrijk, omdat groei anders vaak leidt tot meer administratieve druk.

Samenvatting

Magic Apparels laat zien hoe Optivaize naar automatisering kijkt. Niet als losse technische koppeling, maar als een werkend systeem dat mensen tijd bespaart, fouten vermindert en inzicht geeft. De combinatie van Becosoft, Sage Intacct, VAT-mapping, finance flows en een controle-dashboard maakt deze case een goed voorbeeld van praktische AI- en automation-implementatie in een bestaande bedrijfsomgeving.