Aanhuis:AI-training en custom GPT's

Wij leverden een complete AI-training en custom GPT's voor Aanhuis.nl waarmee het team sneller en consistenter werkt, met onder andere 20% tijdwinst op e-mailverkeer.

Aanhuis.nl is de nummer 1 specialist in woninginrichting in Nederland, met ruim 70 winkels, bekend van vtwonen en Kopen Zonder Kijken. Met een organisatie van die omvang is de vraag niet of AI relevant is, maar waar het het meeste verschil maakt. Wij hielpen hen bij Optivaize dat antwoord te vinden en direct in de praktijk te brengen.

De aanpak: van knelpuntanalyse tot werkende oplossingen

Wij starten een AI-traject nooit met technologie. We starten met luisteren. Bij Aanhuis.nl begonnen we met een uitgebreide sessie om knelpunten en tijdvreters te identificeren. Welke taken kosten het team de meeste uren? Waar ontstaan fouten of inconsistentie? Waar zit herhaling die geautomatiseerd kan worden? Die analyse deden we samen met het team, omdat zij het beste weten waar de schoen wringt.

Op basis van die inzichten analyseerden we de bestaande workflows en stemden we de belangrijkste kansen af met het management. Geen lijst van twintig mogelijkheden waar niemand mee aan de slag gaat, maar een concrete selectie van de drie tot vijf toepassingen die het snelst resultaat opleveren. Dat is de aanpak die wij bij Optivaize bij elk implementatietraject hanteren: focus op impact, niet op hoeveelheid.

Waarom custom GPT's en geen standaard AI-tools?

Een standaard AI-tool kent je bedrijf niet. Het kent je tone of voice niet, je productassortiment niet, je veelgestelde klantvragen niet. Een custom GPT is getraind op jouw specifieke context. Bij Aanhuis.nl betekende dat: GPT's die weten hoe het bedrijf communiceert, welke producten er zijn, en hoe een e-mail naar een klant over een montageafspraak eruitziet versus een e-mail over een klacht. Dat verschil maakt het bruikbaar in de dagelijkse praktijk, in plaats van een gadget dat na een week in de la ligt.

Presentaties en workshops die het team meenemen

Technologie implementeren zonder het team mee te nemen is zinloos. Bij Aanhuis.nl gaven we presentaties op maat aan zowel het management als het kernteam. Geen standaardverhaal, maar een gesprek. We luisterden actief naar de specifieke uitdagingen per afdeling en maakten de kansen concreet met live demonstraties. Het team zag direct hoe AI hun werk versnelt bij taken die ze dagelijks uitvoeren.

Cruciaal daarbij was de boodschap: AI ondersteunt en versnelt, het vervangt je niet. Dat klinkt als een open deur, maar in de praktijk is het de bepalende factor voor adoptie. Medewerkers die vrezen voor hun baan staan niet open voor een nieuwe tool. Medewerkers die zien hoe AI hen helpt om in minder tijd betere resultaten te leveren, omarmen het. Die ervaring creëerden we bewust door het team zelf te laten werken met de tools tijdens de sessies.

Hoe zagen de afdelingsworkshops eruit?

Na de plenaire sessies volgden gerichte afdelingsworkshops. Per afdeling lichtten we specifieke processen door en introduceerden we direct toepasbare automatiseringen. De ene afdeling heeft andere knelpunten dan de andere, en de oplossingen moeten daarop aansluiten. Wat voor de klantenservice werkt (sneller e-mails beantwoorden) is anders dan wat voor het managementteam werkt (rapportages samenvatten, vergadernotities structureren).

Van sessies naar zelfstandig gebruik

Een training is pas waardevol als het team er na afloop zelfstandig mee verder kan. Daarom bundelden we alle inzichten in een uitgebreide praktische handleiding. Die bevat instructies voor veilig AI-gebruik, stappen om custom GPT's te trainen en bij te sturen, en een overzicht van verdere AI-kansen die we samen met het team hebben geidentificeerd. Het is een naslagwerk, geen theoretisch document. Elke pagina is gericht op directe toepassing.

De handleiding behandelt ook de veiligheidsaspecten die bij AI-gebruik in een organisatie met klantdata essentieel zijn. Welke informatie mag je wel en niet invoeren in een AI-tool? Hoe ga je om met vertrouwelijke klantgegevens? Hoe voorkom je dat je AI-output ongecontroleerd naar buiten stuurt? Die kaders zijn net zo belangrijk als de tijdwinst die AI oplevert, en wij zorgen ervoor dat het team ze begrijpt en toepast. Dit sluit aan op de eisen die de EU AI Act stelt rondom AI-geletterdheid op de werkvloer, een onderwerp waar wij in ons artikel over AI automatisering voor het MKB dieper op ingaan.

Veelgestelde vragen over dit project